چطور یک ایمیل رسمی بنویسیم؟

ایمیل یکی از رایج ترین و سریعترین راههای ارتباطی در دنیا محسوب می شود. راهی که می توان از طریق آن با انواع کسب و کارها و شرکتهای داخلی و خارجی تعامل و ارتباط برقرار کرد. حال ممکن است برایتان جای سؤال باشد که چگونه به زبان انگلیسی ایمیل بنویسیم.  طرز نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی نیازمند رعایت اصول و مهارت است. هنگامی که حرف از نوشتن یک ایمیل رسمی در زبان انگلیسی به میان می آید ممکن است این تصور در ذهنتان شکل بگیرد که بدون برخورداری از سطحی بالا در زبان انگلیسی، نمی توانید به درستی از پس این کار برآیید. اما حقیقت این است که اگر اصول و قوانین نوشتن یک ایمیل را بدانید می توانید به راحتی این کار را انجام دهید.

قبل از هرچیز باید بدانید که چه فرقی بین یک ایمیل رسمی و یک ایمیل غیررسمی در زبان انگلیسی وجود دارد. همانطور که می دانید، یک ایمیل رسمی فاقد کلمات و جملات خودمانی است چون چنین ایمیلی قرار است به دست کسی برسد که شما به خوبی نمی شناسید، بر خلاف ایمیل های غیررسمی که مخاطب آن ها ممکن است یکی از اعضای خانواده، دوست یا آشنای نزدیک باشد. در ادامه نمونه هایی از مخاطبان ایمیل های رسمی و غیررسمی ذکر شده است.

Formal: an email to a customer/ a job application/ an email to your manager/ a complaint to a shop/ an email from one company to another company.

Informal: an email to a colleague who is also a good friend/ a message to a friend on a social networking site/ a social invitation to a friend at your workplace/ a birthday greeting to a colleague.

هدف اصلی این مقاله، بیان نکات و اصول نوشتن یک ایمیل رسمیِ بدون اشتباه است تا بتوانید تأثیر مثبت و خوبی روی مخاطب ایجاد کنید.

نکات مهم برای نوشتن یک ایمیل رسمی

• موضوع ایمیل اولین اطلاعاتی است که گیرنده می بیند. اگر به درستی نوشته نشده باشد یا واضح نباشد، ممکن است باعث شود که گیرنده حتی آن را باز نکند و بی معطلی حذف کند. بنابراین از اهمیت این امر غافل نشوید و سعی کنید دلیل ارسال ایمیل را شفاف و دقیق بیان کنید.
• برخلاف اکثر زبان ها، در زبان انگلیسی، ایمیل ها در حد چندین جمله و با ساختاری ساده نوشته می شوند. پس متن مورد نظر را به دو یا سه پاراگراف کاهش داده به طوری که بتوانید منظور و هدف خود را به خوبی بیان کنید و مخاطبتان نیز به راحتی و به سرعت ایمیلتان را بخواند.
• استفاده از زبانی دیگر غیر از زبان مادریتان برای نوشتن ایمیل، نیازمند آشنایی با فرهنگ آنها نیز می باشد. پس قبل از هرچیز، آگاهی از نحوه ی سپاسگزاری و تواضع هنگام استفاده از واژگان مختلف را در برنامه خود قرار دهید.
• استفاده از ایموجی، تعریف یک حکایت یا لطیفه در ایمیل رسمی رایج نیست بنابراین تا می توانید از به کار بردن آنها بپرهیزید.
• همانطور که در مطلب اهمیت یادگیری اصطلاحات انگلیسی تأکید داشته ایم، بسیاری از اصطلاحات و عبارات کوچه بازاری، کاملاً محاوره ای هستند و نباید در موقعیت ها و نامه ها و ایمیل های رسمی از آنها استفاده شود.
• قبل از فرستادن ایمیل، حتماً آن را چک کنید. اشتباهات گرامری و املایی حتی هنگام نوشتن به زبان مادری نیز انکارناپذیر است. هر چه ایمیل شما بی نقص تر باشد، حرفه ای تر و صد البته دقیق تر به نظر مخاطب خواهید رسید.
• از نوشتن اطلاعات ضروری و مهم هنگام پایان دادن به ایمیل اطمینان حاصل کنید. اطلاعاتی نظیر: اسم و فامیل، عنوان شغلی، اسم و آدرس شرکتی که در آن مشغول به کار هستید و… .

اصول مهم نوشتن یک ایمیل رسمی در زبان انگلیسی

شروع هر ایمیلی بسته به نوع ارتباط شما با مخاطب، متفاوت است اما همه آنها با سلام و احوالپرسی شروع می شوند. با این وجود با توجه به رسمی یا غیررسمی بودن آن، باید بدانید چطور باید یک شروع مناسب داشته باشید. از آنجا که هدف، یادگیری نحوه ی نوشتن ایمیل رسمی است در ادامه به تعدادی از آنها اشاره کرده ایم.
اگر اسم گیرنده را نمی دانید، می توانید به صورت زیر نوشتن ایمیلتان را شروع کنید.

Dear Sir/Madam

اما اگر مخاطب را می شناسید می توانید از روش زیر استفاده کنید.

Dear Mr/Mrs/Ms (surname of the recipient)

e.g. Mr Smith

سپس باید به شکلی واضح، دلیل ارسال ایمیل را توضیح دهید.

I am writing with regard to…

I am writing in connection with…

I am writing in reference to…

در ادامه ی همه این جملات، باید موضوع ایمیل را یادداشت کنید.

اگر قرار است در ایمیل خود، به یک خبر اشاره داشته باشید، می توانید از جملات زیر استفاده کنید.

I am writing to let you know…

I am delighted to tell you… (If you’re communicating good news)

I regret to inform you that… (If you’re communicating bad news)

اگر ایمیل شما حاوی یک پاسخ به ایمیلی است که قبلاً به دستتان رسیده، می توانید با جملات زیر شروع کنید.

I am writing in response to…

I am writing in reply to…

I am writing to thank you for…

ادامه‌ی ایمیل را با توجه به نکاتی که پیش تر ذکر شد، بنویسید. برای این بخش از ایمیل، فرمول خاص یا پیش فرضی وجود ندارد فقط یادتان باشد که متن ایمیل رسمی به زبان انگلیسی را باید به پاراگراف های کوتاه تقسیم بندی کنید. همچنین از وارد کردن کلمات مخفف شده مانند wanna یا gonna و علائم اختصاری(آشنایی با علائم نگارشی و اختصاری در زبان انگلیسی) به ایمیلتان اجتناب کنید.

جمله‌ی پایانی ایمیل خود را می توانید با توجه به نوع آن، با استفاده از روش های زیر بنویسید.

I look forward to hearing from you soon.

مشتاقانه منتظرم به زودی خبری از شما بشنوم.

I look forward to discussing this with you further.

مشتاقانه منتظرم در موردش بیشتر با شما بحث کنم.

برای درک بیشتر ساختاری که در جملات بالا استفاده شده است، می توانید به مقاله‌ی پنج قانون ساده برای استفاده از Gerund و Infinitive رجوع کنید.

Thank you in advance.

پیشاپیش از شما متشکرم.

For further information, please do not hesitate to contact me.

برای اطلاعات بیشتر، لطفاً برای تماس با من تعلل نکنید.

Please let me know if you have any questions.

لطفاً اگر سؤالی دارید به من اطلاع بدهید.

Thanks for your attention.

از توجه شما ممنونم.

Feel free to reach out if you have any questions.

در صورت داشتن هر گونه سؤالی، با خیال راحت تماس بگیرید.

Let me know if you need any clarification.

در صورت نیاز به توضیح، به من اطلاع بدهید.

Please let me know if you have any feedback or suggestions.

لطفاً اگر بازخورد یا پیشنهادی دارید به من اطلاع بدهید.

Don’t hesitate to let me know if you need more time.

اگر نیاز به زمان بیشتری دارید برای مطلع کردن من تعلل نکنید.

و در نهایت، با عبارات زیر به ایمیلتان پایان دهید.

Best regards

Kind regards

Warm regards

Regards

Yours faithfully (If you began the email with ‘Dear Sir/Madam’)

Yours sincerely (If you began the email with /Dear Mr/Mrs/Ms + surname)

سخن پایانی

برای بهبود بخشیدن به مهارت نوشتاری، نیاز است که نوشتن و تمرین را در برنامه روزانه خود قرار دهید و اگر می خواهید از مهارت خود در نوشتن ایمیل مطمئن شوید، حداقل دوبار در هفته، ایمیلی کوتاه بنویسید و سپس از کسی که سطح زبان بالاتری دارد و یا حتی از معلم زبان خود بخواهید تا آن ها را چک کند تا از این طریق بتوانید بازخورد دریافت کنید.